Privacyverklaring

Stichting Samenleving en Zingeving

Versie 1.2 · September 2026 · Deze verklaring vervangt alle eerdere versies.

Stichting Samenleving en Zingeving verwerkt persoonsgegevens van donateurs, vrijwilligers, deelnemers aan onze activiteiten, bezoekers van onze website en anderen die contact met ons hebben. Wij doen dat zorgvuldig en niet meer dan nodig is. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.

Wij zijn ons ervan bewust dat een deel van de mensen met wie wij werken ons gevoelige dingen toevertrouwt — over hun financiële situatie, hun studie of hun gezin. Daar gaan wij met de grootst mogelijke terughoudendheid mee om.

1. Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke: Stichting Samenleving en Zingeving
KVK-nummer: 42150088
RSIN: 869935823
Postadres: Maarheezepark 26, 5045KR Tilburg
E-mailadres: info@samenzin.org
Website: www.samenzin.org

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. Dat is voor een organisatie als de onze niet wettelijk verplicht: wij zijn geen overheidsinstantie, wij verwerken niet op grote schaal bijzondere persoonsgegevens en wij volgen mensen niet stelselmatig. Privacyvragen behandelt het bestuur; de secretaris is het aanspreekpunt. U bereikt ons via info@samenzin.org — zet "privacy" in het onderwerp, dan komt uw bericht meteen bij de juiste persoon terecht.

2. Uitgangspunten

Zo min mogelijk. Wij vragen alleen gegevens die wij echt nodig hebben voor het doel waarvoor wij ze vragen.
Alleen waarvoor ze gegeven zijn. Gegevens die u ons voor het ene doel geeft, gebruiken wij niet voor een ander doel zonder u dat te laten weten.
Niet langer dan nodig. Na de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij de gegevens.
Wij verkopen niets. Wij verkopen, verhuren of ruilen uw gegevens niet, en wij geven ze niet aan derden voor hun eigen doeleinden.
Beperkte toegang. Gevoelige dossiers zijn alleen inzichtelijk voor de bestuursleden die ze nodig hebben.

3. Welke gegevens wij verwerken, waarvoor en hoe lang

3.1 Bezoekers van onze website

Onze webserver legt technische gegevens vast: uw IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en uw browsertype. Dat is nodig om de website te laten werken en om misbruik en aanvallen te kunnen herkennen.

Grondslag: gerechtvaardigd belang (een veilige, werkende website).
Bewaartermijn: logbestanden maximaal 6 maanden.

Wij meten uw bezoek niet. Onze website gebruikt op dit moment geen analyse- of statistiekprogramma, geen marketing- of trackingpixels en geen diensten van derden die uw gedrag volgen. Er wordt dus geen profiel van u opgebouwd en u wordt niet over websites heen gevolgd. Zouden wij ooit een vorm van bezoekstatistiek gaan gebruiken, dan passen wij eerst deze verklaring en ons cookiebeleid aan.

Over cookies leest u meer in ons afzonderlijke cookiebeleid.

3.2 Contact met ons opnemen

Als u ons mailt of het contactformulier op onze website invult, verwerken wij uw naam, e-mailadres, eventueel uw telefoonnummer en de inhoud van uw bericht.

Berichten uit het contactformulier worden niet per e-mail doorgestuurd. Zij worden rechtstreeks opgeslagen in onze eigen database en gelezen in het besloten beheergedeelte van de website, waar alleen daartoe bevoegde bestuurs- en commissieleden bij kunnen. Mailt u ons rechtstreeks, dan komt uw bericht terecht in onze e-mailomgeving (zie 4.1).

Grondslag: gerechtvaardigd belang (uw vraag beantwoorden), of uw toestemming.
Bewaartermijn: tot uw vraag is afgehandeld en daarna maximaal 1 jaar. Berichten worden na die termijn automatisch verwijderd.

3.3 Donateurs — eenmalige en maandelijkse giften

Wij verwerken uw naam, adres, e-mailadres, bankrekeningnummer, het bedrag en de datum van uw gift, en de donatiebevestiging die wij u sturen.

Grondslag: wettelijke verplichting (onze fiscale administratie) en de uitvoering van uw gift.
Bewaartermijn: 7 jaar na afloop van het boekjaar. Dit is de wettelijke bewaarplicht voor de administratie; wij kunnen daar niet van afwijken, ook niet op uw verzoek.

3.4 Periodieke giften (vijfjarige overeenkomst)

Wie ons meerjarig steunt met een periodieke gift, sluit daarvoor een schriftelijke overeenkomst. Daarin staan naam, adres, geboortedatum, burgerservicenummer (BSN) en dezelfde gegevens van een eventuele fiscale partner, plus het bedrag en de looptijd.

Het BSN staat in die overeenkomst omdat de belastingwetgeving dat voor de giftenaftrek voorschrijft. Wij gebruiken uw BSN uitsluitend daarvoor. Wij nemen het niet op in nieuwsbrieven, ledenlijsten of andere administratie, en wij delen het met niemand anders dan, indien gevraagd, de Belastingdienst.

Grondslag: wettelijke verplichting; voor het BSN geldt dat wij het alleen verwerken omdat de wet dat vereist.
Bewaartermijn: de looptijd van de overeenkomst en daarna 7 jaar.

3.5 Donateurschap en lidmaatschap

Naam, adres, e-mailadres, bankrekeningnummer, ingangsdatum en betalingen.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met u; fiscale bewaarplicht voor de betalingen.
Bewaartermijn: duur van het donateurschap; financiële gegevens 7 jaar.

3.6 Vrijwilligers

Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, een korte notitie van het intakegesprek, de registratie dat een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is overgelegd, de uren die u voor ons maakt en uw onkostendeclaraties.

Van de VOG leggen wij alleen vast dát hij is overgelegd, met datum en kenmerk. Wij bewaren geen kopie langer dan nodig is om dat vast te stellen.

Grondslag: de vrijwilligersovereenkomst met u, en ons gerechtvaardigd belang bij een veilige omgeving voor deelnemers; voor declaraties de fiscale bewaarplicht.
Bewaartermijn: duur van uw inzet en daarna 2 jaar; declaraties 7 jaar.

3.7 Deelnemers aan Taalmaatje

Naam, contactgegevens, taalniveau, met wie u bent gekoppeld en een korte evaluatie na afloop.

Grondslag: uw toestemming en de uitvoering van het traject.
Bewaartermijn: duur van het traject en daarna 2 jaar. Wanneer een subsidieverstrekker een langere verantwoordingstermijn eist, bewaren wij de gegevens die daarvoor nodig zijn zolang die termijn loopt; wij vermelden dat dan vooraf.

3.8 Studenten die wij ondersteunen

Naam, contactgegevens, opleiding en studievoortgang, gegevens over de financiële situatie voor zover u die zelf aan ons verstrekt, de toekenningsbrief en de betaalgegevens.

Dit zijn de gevoeligste gegevens die wij verwerken. Daarom:

de aanvraag en het dossier worden alleen ingezien door de penningmeester en de voorzitter;
de identiteit van ondersteunde studenten wordt nooit openbaar gemaakt, ook niet in jaarverslagen of op sociale media;
wij vragen geen medische gegevens en geen gegevens over de gezondheid of levensovertuiging van u of uw gezin;
wij delen niets met uw opleiding, uw familie of een derde, tenzij u daar zelf uitdrukkelijk om vraagt.

Grondslag: de toekenning en uitvoering van de ondersteuning; voor de betalingen de fiscale bewaarplicht.

Bewaartermijn: het aanvraagdossier tot 2 jaar na afloop van de ondersteuning; de betalingsadministratie 7 jaar.

3.9 Deelnemers aan cursussen, retraites en bijeenkomsten

Naam, contactgegevens, inschrijving en betaling. Als wij naar een dieetwens vragen, gebruiken wij die uitsluitend voor de catering van die ene bijeenkomst en verwijderen wij die daarna.

Grondslag: de uitvoering van uw inschrijving; toestemming voor wat u vrijwillig doorgeeft.
Bewaartermijn: tot 1 jaar na de activiteit; betalingen 7 jaar.

3.10 Het ledenportaal (zodra beschikbaar)

Wanneer wij een besloten ledenomgeving in gebruik nemen, verwerken wij daarin uw accountgegevens, de taken die aan u zijn toegewezen, uw cursusvoortgang en behaalde certificaten, en uw urenregistratie.

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met u.
Bewaartermijn: zolang uw account bestaat en daarna 2 jaar.

3.11 Nieuwsbrief

Uw naam en e-mailadres.

Grondslag: uw toestemming.
Bewaartermijn: tot u zich afmeldt. Elke nieuwsbrief bevat een afmeldlink die het direct doet.

3.12 Foto's en video-opnamen

Bij bijeenkomsten maken wij soms foto's of video-opnamen voor onze website, nieuwsbrief en sociale kanalen.

Wij vragen vooraf schriftelijk toestemming aan iedereen die herkenbaar in beeld komt.
Voor minderjarigen vragen wij toestemming aan de ouder of verzorger.
U kunt uw toestemming altijd intrekken. Wij verwijderen het beeldmateriaal dan van onze eigen kanalen. Materiaal dat anderen al hebben gedeeld of opgeslagen kunnen wij niet terughalen; dat zeggen wij er eerlijk bij.
Wie niet op de foto wil, kan dat gewoon zeggen. Dat heeft geen enkel gevolg voor deelname.

Grondslag: uw toestemming. Bewaartermijn: tot intrekking van de toestemming.

3.13 Sollicitanten

Uw brief, cv en de gegevens uit het gesprek.

Grondslag: uw toestemming en onze gerechtvaardigde belangen bij de procedure.
Bewaartermijn: uiterlijk 4 weken na afloop van de procedure. Willen wij uw gegevens langer bewaren voor een eventuele toekomstige vacature, dan vragen wij u daarvoor toestemming; dat is dan maximaal 1 jaar.

4. Met wie wij gegevens delen

Wij delen gegevens alleen met partijen die ons helpen ons werk te doen, en alleen wat zij daarvoor nodig hebben. Met partijen die namens ons gegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

4.1 Onze dienstverleners

Vercel Inc. (Verenigde Staten)

Waarvoor: Het hosten en uitvoeren van onze website en applicatie; als serverregio is Frankfurt, Duitsland ingesteld
Rol: Verwerker

Neon (onderdeel van Databricks, Inc.)

Waarvoor: Onze database; als regio is Frankfurt, Duitsland ingesteld
Rol: Verwerker

Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten)

Waarvoor: De opslag van bestanden zoals afbeeldingen en documenten. Onze opslagruimte is ingesteld op de jurisdictie Europese Unie, waardoor deze bestanden uitsluitend binnen de EU worden bewaard
Rol: Verwerker

Namecheap, Inc. (Verenigde Staten)

Waarvoor: Onze e-mailomgeving (Private Email) voor de adressen op samenzin.org
Rol: Verwerker

Mollie B.V. (Nederland)

Waarvoor: De afhandeling van donaties en betalingen (iDEAL, SEPA-incasso)
Rol: Zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke — zie hieronder

Ons boekhoudpakket (zodra in gebruik)

Waarvoor: De financiële administratie
Rol: Verwerker

Onze kantooromgeving (zodra in gebruik)

Waarvoor: Documenten en samenwerking
Rol: Verwerker

De partij die onze nieuwsbrief verstuurt (zodra in gebruik)

Waarvoor: Verzending en afmeldbeheer
Rol: Verwerker

Over Mollie. Mollie verwerkt betaalgegevens niet namens ons, maar als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Mollie is als elektronischgeldinstelling zelf aan wet- en regelgeving gebonden en bepaalt zelf hoe het met die gegevens omgaat. Wij zien uw betaling en de gegevens die wij nodig hebben voor onze administratie; wat Mollie daarnaast verwerkt, staat in de privacyverklaring van Mollie zelf.

4.2 Wanneer de wet of een subsidieverstrekker daarom vraagt

Wij verstrekken gegevens wanneer de wet ons daartoe verplicht — bijvoorbeeld aan de Belastingdienst — of wanneer een subsidieverstrekker verantwoording vraagt. In dat laatste geval verstrekken wij bij voorkeur geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens, en herleidbare gegevens alleen wanneer de subsidieregeling dat werkelijk eist.

4.3 Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Hierover zijn wij open: een deel van onze dienstverleners is gevestigd in de Verenigde Staten. Bij het inrichten van onze systemen hebben wij daarom bewust gekozen voor Europese locaties:

onze applicatie draait in de regio Frankfurt, Duitsland;
onze database draait in de regio Frankfurt, Duitsland;
onze bestandsopslag is ingesteld op de jurisdictie Europese Unie, waardoor afbeeldingen en documenten uitsluitend binnen de EU worden bewaard.

Daarmee blijft het grootste deel van uw gegevens binnen de Europese Unie.

Twee dingen willen wij daarbij niet verzwijgen. Ten eerste wordt onze e-mail verwerkt in de Verenigde Staten; wat u ons mailt, en wat wij u mailen, wordt daar opgeslagen. Ten tweede kunnen Amerikaanse leveranciers gegevens raadplegen vanuit de Verenigde Staten voor ondersteuning en beheer, en loopt het verkeer naar onze website via een wereldwijd netwerk van servers waarvan de dichtstbijzijnde uw verzoek afhandelt.

Voor die doorgifte baseren wij ons op de waarborgen die het Europese recht daarvoor kent:

de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, die deel uitmaken van de verwerkersovereenkomst met de betreffende leverancier; en, waar van toepassing,
het EU-VS Data Privacy Framework — een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie — voor leveranciers die daaronder zijn gecertificeerd.

Wij volgen de ontwikkelingen rond deze waarborgen en passen onze keuzes aan wanneer de juridische situatie daarom vraagt. Heeft u ons iets vertrouwelijks te melden en stelt u prijs op verwerking binnen de EU, laat het ons dan weten; wij zoeken dan samen een andere weg dan e-mail.

5. Hoe wij uw gegevens beveiligen

Het verkeer met onze website verloopt versleuteld (HTTPS).
Toegang tot systemen verloopt via persoonlijke accounts met sterke wachtwoorden uit een wachtwoordkluis, met tweefactorauthenticatie waar dat kan.
Tot elk systeem hebben ten minste twee personen toegang, zodat kennis niet bij één persoon ligt — en niet meer personen dan nodig.
Binnen ons beheersysteem werken wij met rollen: iemand ziet alleen wat bij zijn of haar taak hoort.
Wij maken regelmatig back-ups en houden software actueel.
Vermoeden wij een datalek, dan onderzoeken wij dat direct, leggen wij het vast en melden wij het waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, bij hoog risico, aan de betrokkenen zelf.

6. Uw rechten

U heeft het recht om:

in te zien welke gegevens wij van u verwerken;
gegevens te laten corrigeren als ze onjuist of onvolledig zijn;
gegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang;
uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen of te laten overdragen;
een eerder gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit gevolgen heeft voor wat daarvóór op basis van die toestemming is gedaan.

Stuur uw verzoek naar info@samenzin.org. Wij reageren binnen één maand. Is uw verzoek ingewikkeld, dan mogen wij die termijn met twee maanden verlengen; wij laten u dat dan binnen de eerste maand weten. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u vragen uzelf te identificeren.

Let op bij verwijderverzoeken: gegevens die onder een wettelijke bewaarplicht vallen — met name de financiële administratie — kunnen wij niet verwijderen zolang die termijn loopt. Wij beperken dan wel het gebruik ervan tot wat de wet vereist.

7. Klachten

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. Wij lossen het liever samen op.

Komen wij er niet uit, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag autoriteitpersoonsgegevens.nl

8. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer ons werk of onze systemen veranderen. De actuele versie staat altijd op onze website, met het versienummer en de datum bovenaan. Bij wezenlijke wijzigingen melden wij dat actief, bijvoorbeeld via de nieuwsbrief.